議事録の4つの目的
議事録とは、会議で議論された内容や決定事項、決定までの経緯などについて記録したものです。
自分の記録のために会議の内容を走り書きしたメモと違い、複数人で共有することを前提としています。そのため、「議事録で何を伝えたいのか」を事前に理解し、目的に沿ってわかりやすくまとめることが重要です。
議事録を作成する目的は、大きく下記の4つです。
＜議事録の目的＞
・会議内容を正確に記録し、責任の所在を明確にするため
・メンバーと情報共有するため
・決定事項やタスクの整理・確認のため
・次回の会議の議題確認や方向付けに活用するため
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
会議内容を正確に記録し、責任の所在を明確にするため
議事録は、会議でどのようなことが話し合われ、誰がどのような発言をしてどんな結論に行き着いたのか、経緯を正しく記録することが重要です。
会議の中で事業や経営の方針が大きく変わるような重要な決断がなされた場合、会議終了後にあらためて経緯を確認しなくてはなりません。しかし、会議が白熱していると、発言者自身に明確な記憶がなかったり、参加者の中で細部の記憶が行き違ったりする可能性があります。
場合によっては、「言った」「言わない」の水掛け論に発展してトラブルになることも考えられるのです。
そのため議事録は、会議の参加者の備忘録となり、責任の所在を明らかにする重要な役割を果たします。
メンバーと情報共有するため
議事録には、参加者、および参加していない関係者とのあいだで正しい情報を共有するためのツールとしての側面もあります。
会議の内容を振り返って参加者同士で会話したとき、同じ議題に対する認識が人によって違うと感じてしまうこともあります。また、複雑な議論を経て方向性が決まった場合には、理解度に差が出ることも…。こうした齟齬をそのままにしておくと、参加者がそれぞれ自己認識にもとづいて関係者と情報を共有してしまい、本来目指していた方向性とのずれが大きくなってしまうのです。
議事録をとることで、全員が共通認識を持って担当するタスクを進めることができます。
決定事項やタスクの整理・確認のため
会議で決まった内容を実務に落とし込む際、議事録があると決定事項の整理とタスクの割り振りがスムーズです。
1つの会議に複数の議題があると、決定事項も多岐にわたり、タスクの確認に時間がかかります。記憶に頼って情報を整理した結果、必要なタスクに抜け漏れが生じることも少なくありません。
議事録にもとづいてタスクを洗い出すことで、一人の担当者に集約したり、過去に実績がある業務は前任者に任せたりといった効率的な運用が可能になります。
次回の会議の議題確認や方向付けに活用するため
議事録では、前回の会議の内容と結論を確認することで、次回の会議で何をどこから話し合うべきかが明確になり、建設的な会議になることが期待できます。
用意もなしに開催する会議は、論点や落とし所が曖昧で、単に「開催しただけの会議」になりがちです。前回の議事録でおおよその方向性をつかみ、未解決の議題を洗い出してから臨むことは、無駄な会議をなくすことにつながります。
■議事録作成の基本の流れ
・会議前
会議前には、無用な混乱や実務の遅滞を防ぐために、会議の目的を確認しておきましょう。「課題に対する意見を募り、対策をまとめる」「新規事業の内容を検討し、実行可否を判断する」など、何のための会議なのかを把握しておくと情報をスムーズに整理できます。議題が複数あるときは、アジェンダを作成しておくのも有効です。
・会議中
会議中は、ボイスレコーダーや音声を聞き取って自動でテキスト化してくれるツールなどを使うと、「記録をとることに集中しすぎて、会議の内容がほとんど頭に入ってこなかった」といった本末転倒な状況を避けることができます。
・会議後
会議後に作成する議事録は、正確であると同時に、迅速であることも重要です。会議の決定事項の中には、必要なメンバーにすみやかに共有し、できるだけ早く実行に移すべき事柄が含まれていることも多いからです。スピーディーな共有で共通認識を得ることで、参加者があいまいな記憶を頼りに情報共有を進めるのを防ぐこともできます。
目的に応じて使い分けたい議事録の形式
議事録の形式には、大きく「会話形式」と「要点整理形式」の2つがあります。それぞれの特徴とメリット・デメリットのほか、向いている会議を把握し、会議の目的や内容に応じてふさわしいほうを選択しましょう。
■議事録の種類とメリット・デメリット
会話形式の議事録の特徴と注意点
会話形式の議事録は、会議中の会話を時系列に沿って記載する形式です。
会議の内容とリンクしない雑談や、「あー」「えー」といった間投詞は省き、発言を順に記録していきます。そのため、発言者や発言の経緯が詳細に記録でき、文字に起こしにくい会議全体の雰囲気まで読み取ることが可能です。質疑応答が中心の会議や、決定事項の責任者をはっきりさせたい会議などに有用です。
ただし、会話をすべて書き出すと議事録が膨大な量になり、作成に時間がかかります。決定事項や重要なポイントが会話に溶け込んでいて、可視化されにくい点にも注意しながら作成する必要があります。
要点整理形式の議事録の特徴と注意点
要点整理形式の議事録は、会議で話し合われた内容のうち、特に共有すべき内容や論点を整理し、簡潔にまとめた議事録です。会議の温度感や発言者の熱意などは伝わりにくいですが、会議の要点は一目瞭然です。
会話形式の議事録では冗長になったり、読み手に負担がかかったりする長時間の会議や、発言する参会者が多い会議などに使うといいでしょう。
伝わりやすい議事録を作成するためのコツ
議事録は基本的に、関係者全員が目を通すものです。そのため、誰が見ても会議の狙いや目的が明確になるように作成する必要があります。ここからは、議事録作成のコツを見ていきましょう。
事前準備をしっかりする
議事録は会議後に作成するものですが、より良い議事録作成のためには会議前の準備が重要です。
まずは、会議の目的と予定されている議案を確認しましょう。同じテーマで開催された会議の過去の議事録や、配布された資料などが公開されていれば、読み返しておくと会議への理解が深まります。
過去の会議の流れを踏まえて、今回の会議で何が話し合われる予定なのか、落とし所はどこになりそうなのか検討がついたら、おおよそのシナリオを描きます。最終的に議事録に何が記録されていれば役立つのかを想像できれば、書くべきことを事前に絞り込めるはずです。
また、開催前にわかっている会議名や日時、出席者などの項目は、会議に先立って記載しておくといいでしょう。
フォーマットをそろえる
過去の議事録を確認し、フォーマットをそろえます。これまでの議事録が「会話形式」なら会話形式を、「要点整理形式」なら要点整理形式を踏襲したほうが、統一感もあってわかりやすいです。
初回の会議の議事録の場合、次回以降も使えるようにフォーマットを作成しておきましょう。下記のような項目を入れ、議事録のフォントや文字の大きさ、余白の取り方などにも気を配って作成すると、完成度の高い議事録になります。
＜議事録に必要な項目＞
・会議名
・開催日時
・開催場所
・出席者（クライアントが同席している場合は、先頭に記載）
・欠席者
・議事録作成者
・議題（会議の目的と趣旨、会議開催の背景を含む）
・決定事項（重要な発言は発言者を併記する）
・議論内容（決定までに出た意見と、決定した経緯）
・今後の課題、懸案事項、保留事項、対策
・To Do（誰が、何を、いつまでにやるか）
・次回の会議予定（開催日時・開催場所）
簡潔にまとめる
議事録は、要点が端的に書かれていることが重要です。「出席していない第三者」が見たときに理解できることを前提に、下記の点を意識して内容を整理してください。
＜議事録をまとめる際の注意点＞
・「ですます」調は避け、「だ・である」調で箇条書きなどにする
・その場にいないと何を指しているかが不明瞭な指示語などの「こそあど言葉」を具体的な言葉に置き換える
・誰の発言なのかを明確にする
・会議名の下や参加者名の欄に（敬称略）と記載し、部長、課長、さん、くんなどを省略する
・5W2H（※）のフレームワークを意識する
※When（いつ）、Where（どこで）、Who（だれが）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）、How Much（いくらで）
また、結論を先に書くことも議事録作成のテクニックのひとつです。最初に結論を書くことで、時間がない方でも知りたい情報を的確につかみ、後から経緯を追うことができます。
メモをたくさんとる
どれだけ事前準備をしていても、会議が想定どおりに進むとは限りません。予想外の発言や重要な発言を書き落とさないよう、会議中は必ずメモをとりましょう。議事録の作成に慣れ、メモをとるポイントや発言の重要性が感覚でわかるようになるまでは、できるだけたくさんメモをとることをおすすめします。
数字やキーワード、発言者を正確に記録するために、録音や録画を駆使してデータでも記録しておくと安心です。
事実を正確に記載する（意見と決定事項の区別をつける）
議事録は客観性が必要です。書き手の主観が入らないように注意しながら、順を追って事実を記載していきましょう。
併せて、会議の参加者の意見と、決定事項との区別がつくように記載することも大切です。参加者の発言があたかも決定事項のように記載されると、無用なトラブルを招きかねません。意見の応酬を経て、最終的にどのような結論が出たのかをわかりやすく書き分けましょう。
会議後はすみやかに共有する
議事録は、会議終了から間を置かずに共有します。参加者の記憶違いによるミスや、参加していない方への情報共有の遅延による業務の停滞を防ぐために、24時間以内を目安に提出することを心掛けましょう。
なお、作成した議事録に誤記や漏れがあると混乱を招くため、上司など第三者にチェックしてもらってから提出することをおすすめします。第三者からのフィードバックには、次回以降の議事録作成の精度を上げる効果も期待できます。
議事録作成にはテンプレートを利用するのもおすすめ
議事録の作成には、ご紹介したようなポイントが複数あり、すぐに誰もが読みやすい体裁にまとめるのは容易ではありません。初めて議事録を作成する方や議事録作成に慣れていない方は、作成に予想以上の時間がかかってしまうこともあるでしょう。
2024年4月1日
提供元：
会議HACK!
