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無駄な会議が多すぎる。効率化のために改革するべきこと

マイナビウーマン

今回は「無駄な会議が多すぎる」という女性のお悩みに、外資系OLコラムニストのぱぴこさんがアドバイス。

無駄な会議が多すぎる

今の職場は会議好きな人が多いためか、無駄な会議が多いです。議題に対する結論が出ない会議や、上司の小言や自慢話を聞くだけの会議。私がいなくても成り立つであろう会議(駒として呼ばれているだけ)など……。しかも会議の時間も1時間単位が多いので、業務時間がかなり削られてしまいます。どうすれば、社内の無駄な会議を削減できるでしょうか。

無駄な会議、最悪ですよね。働き方改革でもっとも削るべきは「無駄な会議」だと思いますが、無駄な会議をやる人はそれを「無駄な会議」と認識していない問題はよくあります。

無駄な会議の主催者である上司は、「会議を開く=仕事をしている」と勘違いしている可能性が高い。つまり、無駄な会議を削ると彼らの仕事がなくなるんですよ。既得権益的に「仕事」を奪われることを嫌う人は多いのでこの点は非常に難しい問題です。

「無駄な会議」がゲシュタルト崩壊するほど「無駄な会議」がここまで7回出てきましたが、それほどまでに滅するべき文化といえます。

■シンプルな方法は「いらない会議に出ない」

私はよくこれをします。

正直「私が出る必要あるっけ?」という会議参加依頼が飛んでくることはあります。そのとき、潔く「出ない」選択をするだけです。

もちろん、上司などには「この会議、優先したい業務があるので出なくてもいいでしょうか?」といった確認・断りは必要です。しかし、多くの場合「本当に私は必要か?」と聞いたときに明確な答えをもらえない会議には出なくていいですし、上司にも許可される傾向があります。

プロジェクトがはじまる時期や、周囲の状況を理解するため「とりあえず」で出る会議がすべて無意味とはいいませんが、「必要性を感じない」のであれば出なくてよいでしょう。

また、WEB会議などが導入されているのであれば、WEB会議での参加に切り替え「なんとなく聞いておく」という手を打つのも有効です。

■「出ない」ことが無理な場合

会議の効率化はひとりの意志だけで成すのは難しいですが、手段はいくつかあります。

・自分が「会議設定者」になり、時間を短く設定する(30分でOK) ・自分がファシリテーターになり、「会議でやること」を決めきる ・立ち話やクイックな相談を増やし、会議開催を減らす ・来客がある(別の打ち合わせがある)などとして切り上げる ・スケジュールを埋めておき、会議を挟ませる隙を与えない

これらはある程度の「心の強さ」や「周囲とのネゴ」が必要になりますが、自分の業務が圧迫されると結局残業に繋がりますし、上司のどうでもいい小話を聞かされるのは苦痛です。

■無駄を作り出す親玉がいる場合

もしも「こいつが開く会議は非生産的だし無駄だ」という親玉がいるのであれば、その人以外でスクラムを組んで「会議を減らす」「切り上げる」がやりやすい状況を全員で作るのが現実的です。

会社の文化や制度はすぐ変えるのは難しく、「無駄です!」と声高に叫んでもひんしゅくを買う形になってしまうので、会社文化や雰囲気と照らし合わせ、うまく「無駄」を省いてください。

POINT.

・無駄な会議は「欠席」してみる ・生産性がある形に変える努力をしてみる ・「無駄」を生み出す親玉がいる場合は周囲とスクラムを組む

(文:ぱぴこ、イラスト:黒猫まな子)

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