「パソコンでの事務作業を効率よく進めることができれば、自分の時間をもっと確保できるのに……」と思ったら、必要な操作をより短時間で終えるための工夫を取り入れてみましょう。次の3つを行うだけでも、作業スピードがグッと向上しますよ。
■データを分かりやすく整理する
使用するデータを探す時間こそ一番短縮したいことです。急いでいると、つい分かりにくいタイトルでさまざまな場所に保存してしまいがちですが、ここに時間をかけることでその後のさまざまな仕事がスムーズになります。どうしてもフォルダが散在してしまう場合は、1日1回整理の時間を設けましょう。“どこにあるか分からない”ものが増えていかないよう、日々調整していくことが重要です。
■ショートカットキーを覚える
ショートカットキーを自在に使いこなせるようになると、マウスを使用する頻度を減らすことができます。パソコンの画面内を思い通りに動かすことができるマウスは便利だと思われがちですが、使用する度にキーボードから手を放して入力作業を中断する必要があるため、パソコンでの仕事量が多ければ多いほど時間がかかってしまいます。一度にたくさんのショートカットキーを覚えるのは大変ですから、ショートカットキーの一覧を用意して“時短できるとうれしいよく使用する機能”から順に覚えていくとよいでしょう。
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■文章作成時によく使う言い回しを登録する
入力作業を効率化するのにオススメなのが、よく使う言い回しや文章を登録して必要なときにすぐ呼び出せるようにしておくこと。例えば、「引き続きどうぞよろしくお願いいたします」という文章を、「ひき」と入力したら候補にあがるように設定しておけば、毎回19文字の入力を省略することができます。
早く進めるための工夫に時間を割くことは遠回りにも思えますが、何度も繰り返す作業の場合は効率アップ効果がグンと高まります。パソコンの新しい機能を学ぶ時間だと思って楽しみながらスキルアップし、仕事効率を高めてはいかがでしょうか。
（Nao Kiyota）
