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イベント/セミナー運営の工夫3選! 参加者満足度を高める方法とは?

会議HACK!

イベント・セミナーの運営でつまづくポイント

参加者の満足度を高めるためには、登壇内容だけでなく、登壇者と参加者、ないしは参加者同士のコミュニケーションを生み出す仕掛けが大切です。 しかし、コミュニケーションを生み出すといっても、開催者側にも参加者側にもこのような悩みがあるのではないでしょうか?
どのようにコミュニケーションのきっかけを作るのか、さらには参加者の意見を尊重しつつどのように議論を活性化していくのか、といった課題は参加者が多くなるほど難易度が上がっていきます。

イベント・セミナー運営で取り入れたい工夫

ここからは、コミュニケーションを活性化するために、取り入れやすい方法を3つに絞ってご紹介します。
参加者の緊張をほぐす
コミュニケーションを生み出すには、参加者がリラックスして話しやすい場づくりが大切です。特にオンラインやハイブリッド形式では、相手の反応がわかりづらく緊張してしまいがちのため、アイスブレイクの時間は必ず取るようにしましょう。 アイスブレイクのテーマには、全員が話しやすい簡単なものを設定することが大切です。当日のイベント・セミナーの内容に関連づけられるものであれば、参加者への意識づけにもなります。 例えば、イベント・セミナーで新しいアイディアを生み出すワークを行う場合は、アイスブレイクで簡単なアイディア出しの練習を行うと、実際のワークでもアイディアを出しやすい場づくりができます。
▼アイスブレイクの参考事例はこちらから テレワーク下のコミュニケーションを活性化!オンラインで使えるアイスブレイク
個人で考え、チームで学びを深める
グループワークを行う際に、いきなり議論から入っていませんか? 日頃から馴染みのあるテーマでない限り、参加者が意見をすぐにまとめることは難しいことが多いです。そのため、個人で考える時間とチームで議論する時間は分けて設けましょう。それによって、発言力のある人に偏らず、全員でテーマに向き合いやすくなります。 以下のように、個人ごとに付箋に意見を出した後、チームで付箋を動かして意見をまとめたり、目印を付けながら話し合うと議論がスムーズになります。また、登壇者としても議論の流れがみえるため、適切なフィードバックがしやすくなります。
グループワーク後には、振り返りの機会を
参加者同士でコミュニケーションを行った後には、振り返りを行うと新しい学びを生むことができます。また、その場に集まった方々の間でのつながりを深めるきっかけにもなるでしょう。 Good & Moreというワークは、Good(良かったこと)とMore(改善すること)を出し合うシンプルなフレームワークです。良いところを伝えつつ、こうするともっと良かったという提案を行うことで、ポジティブな形でフィードバックを行うことができます。
▼ワークショップの共有/振り返りについて詳しくはこちら 創造性を解放する4つのポイント!Strapを活用したオンラインワークショップ方法の実践編

オンラインホワイトボードを用いるとより便利に

ここまでお伝えしてきた運営の工夫は、オンラインホワイトボードを活用すると便利です。対面でもオンラインでもすぐに使い始めることができ、従来のホワイトボードと同じように付箋や写真を貼ったり、図形を作って情報を可視化することができるデジタルツールです。
付箋だけでなくアイコンやタイマー機能なども用意されているため、スムーズにイベント・セミナーを運営することができます。また、どこからでもボードにアクセスすることができ、使ったボードがそのまま残せるのでイベントの資料からワークまで一括管理することができます。

最後に

今回は、イベント・セミナー開催について運営方法をご紹介いたしました。参加者同士のコミュニケーションを活性化させ、参加者が満足できるような学び多い場づくりのお役に立っていましたら嬉しいです。

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