社内コミュニケーションでよくある課題
社内コミュニケーションにおいては、人の数だけトラブルが付きものです。しかし、おおよそ下記のような課題がよく挙げられます。
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現状の把握が不十分：メンバーからの進捗報告等の内容にムラがある。それゆえ現状把握の精度が下がり、プロジェクト進行等で些細なトラブルが散見するようになった。
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チームの結束力低下：（とくにテレワーク下において）メンバー間での「何気ない会話」が圧倒的に減少。各メンバーのパーソナリティが見えにくくなったことで、業務上での会話もスムーズにいかないといったトラブルが出てくるようになった。
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メンバーのモチベーション低下：上司や同僚からの声掛け、フィードバックといった「周囲の目」が無く、それゆえ仕事へのモチベーションが低下しやすくなり、生産性に影響。
とくにここ数年、テレワークをきっかけに社内コミュニケーションの課題を抱える企業も少なくありません。2020年の内閣府によるテレワークに関する調査では、回答者の27.1％が「画面を通じた情報のみによるコミュニケーション不足やストレスを感じている」と答えています。
テレワークでは対面と違い「非言語コミュニケーション」が取りづらくなるもの。それゆえ細かな意思疎通にズレが起こりやすくなり、現状把握のムラや帰属意識低下に繋がりやすいと考えられます。
社内コミュニケーショントラブルが起こる要因
上でご紹介した「社内コミュニケーションの課題」には、どういったきっかけ、原因があるのでしょうか。とくにテレワークの普及によって、次のような本質的な要因に気づく管理者も少なくありません。
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報連相の体制があやふやになっている：（とくにテレワーク以前において）進捗報告やフィードバックの仕組みをきちんと構築せず、「なんとなくうまく回っているだろう」といったあやふやな状態で体制維持していた。
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コミュニケーションの取り組みをメンバー間に任せきりにしていた：チーム内におけるコミュニケーションの取り組みをメンバーに任せきりにしており、メンバー間でコミュニケーションにムラができやすい土壌を形成していた。
課題それ自体は大きな問題でなく、実際には体制や取り組みにコミュニケーショントラブルの原因が隠れているものです。現状把握を目的とせず、要因の分析を徹底し、コミュニケーションの目的である信頼関係を構築することが重要なのです。
社内コミュニケーション活性化に導く解決策&事例
ここからは、社内コミュニケーションを活性化する解決アイデアと事例を紹介していきます。企業が抱えている課題に合わせて、ぜひ導入を検討してみてください。
匿名アンケートの実施
社内コミュニケーションに対するメンバーの考え方を引き出すために、アンケートの実施が効果的です。企業の風土にもよりますが、メンバーの多くが主体的に発言しにくい状況に立たされ、コミュニケーションに対する問題を提起できないケースもあります。体制や仕組みの構築には、まずメンバーがどういった取り組みを求めているのか、考えを集めることが重要。アンケートの実施は、メンバーたちのリアルな声を聞くための有効なアイデアです。
オンラインコミュニティの立ち上げ
オンラインコミュニティのような取り組みもおすすめ。趣味や娯楽など共通のメンバーで構成されるコミュニティは、なにげない会話を生み、社内コミュニケーションの促進はもちろん帰属意識向上も期待できます。似た形として、社内SNS導入などもおすすめ。
コミュニティ形成時には、上司や部下、部署などにこだわらない形を取れるとベストです。また下の立場の社員が気を遣いすぎない程度の自由性を持たせることも重要。立場にかかわらず、フラットにコミュニケーションが取りやすい社内制度構築を心がけましょう。
社内コミュニケーションの課題解決には、メンバー自身にコミュニケーション能力を付けてもらうことも有効です。
コミュニケーション促進を図れる事例紹介
実際に社内コミュニケーションが捗った、企業事例も参考にしてみましょう。
•株式会社ニットによる、23個のオンラインコミュニティの運営
アウトソーシング事業を展開する株式会社ニットは、オンラインコミュニティの運営によって社内コミュニケーション活性化に成功しています。すでに400名ほどの社員がリモート勤務をしており、業務を行いながらコミュニティの運営も行っています。コミュニティのジャンルは業務内外を問わず、スキルアップに繋がるSNS運営術や野球、キャンプなどさまざま。数あるコミュニティに身を置くことで、部署間の連携を強められるだけでなく、業務に関わる情報共有を行えることもオンラインコミュニティを運営するメリットなのだとか。
•株式会社サイバーエージェントによる、上司と部下の1on1ミーティング
上司と部下が話し合いを行う1on1ミーティングを、いち早く実践した企業がメディア事業の大手であるサイバーエージェントです。1on1ミーティングには、面談や打ち合わせといったイメージが伴いますが、株式会社サイバーエージェントは「上司が部下の話を聞くこと」に注力することで社内コミュニケーションの活性化に成功しています。実際1on1の取り組みは、離職率の数字にも出ているのだとか。
部下から上司に行う形式をあえて反転させ、上司が部下の話を聞き出すため、双方の理解を深めたり部下の不安感が払拭できたりといった効果が見込めます。
メンバーの考えに基づいたコミュニケーション改善の取り組みが重要
活性化を検討している事業者も多いでしょうが、具体的な対策を講じにくい点が、社内コミュニケーションの難しさ。そもそもコミュニケーションのあり方にストレスがあるのか、どの点にストレスを感じているかを明確にした上で、具体的な手段を講じていくことが大切です。
メンバーの意見を反映した取り組みによって、コミュニケーションの活性化だけでなく、企業への信頼が増すといったメリットを手にできます。
