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参加者の関係を良くすることで会議の質を上げる、オンラインホワイトボード

会議HACK!

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チームの関係の質はパフォーマンスに繋がる

会議でメンバーから良いアイディアが出ない、メンバーの発言が少ない、メンバーのやる気が感じられない… 皆さんは、マネージャーや会議の主催者としてチームで会議を行う際、このような課題感はありませんか? 目の前の課題に捉われがちですが、まずはチームメンバー同士の関係に目を向け、チームの関係の質を向上させることが重要です。 チームの関係の質は、メンバーの思考や行動に前向きな影響を与えます。 それを表したのが、ダニエル・キム氏が提唱した「成功循環モデル」におけるグッドサイクルです。
コミュニケーションを通して築かれたメンバー同士の関係の質は、思考の質や行動の質に影響し、最終的に結果の質に繋がっていきます。 会議の場でも、チームの関係の質を高めることがチームのパフォーマンスを向上させる第一歩となります。

オンラインホワイトボードとは?

オンラインホワイトボードは、従来のホワイトボードをデジタルツールにしたものです。従来のホワイトボードと同じように、文字を書くこと、付箋を貼ることはもちろん、画像やURLを貼ることもできます。
また、どこからでも同じボードを見ることができるので、メンバー同士離れている場所にいてもリアルタイムでのコラボレーションを可能にします。 オンラインホワイトボードにはこのようなメリットがあります。 ・字の綺麗さ、作図の上手さは必要ない ・どこにいてもリアルタイムで同じモノをみて議論できる ・ボードは無限に広がり、ボードごと保存される チームの関係の質を高めるためには、チーム内のコラボレーションを通してメンバー同士がお互いを信頼し尊重できるような関係づくりが必要です。 メンバーが持つ異なる専門性や価値観は、チームとしてコラボレーションするとより良いプロダクトを生み出すという概念です。 チーム内のコミュニケーション・コラボレーションを増やすことが、チームの関係性を高めチームのパフォーマンスを向上させる第一歩となります。

オンラインホワイトボードを使ったオススメ会議方法

今回は、実際にGoodpatchで行っているオンラインホワイトボードを活用した定例ミーティングを例に、テレワークでもできる効果的な会議運営方法をご紹介します。 まず、オンラインホワイトボードに定例ミーティング専用のボードを用意し、フレームを作ります。 一度作ったフレームを毎度複製し、日にちを書き変えて使うことで、すぐに会議を始めることができます。
Step1. 各自で付箋に書き込む
情報共有やタスクの確認、意見出しは付箋を使って行います。付箋1つに意見1つを意識して各自で出してもらいます。
こうすることでオフラインでの会議で起こりがちな、発言力がある人に萎縮して意見が出ないという問題を避けられます。 チーム内でのコミュニケーションを活性化させるためには、メンバー全員が発言する機会を作ることが重要です。
Step2. アイコンでフィードバック
次に付箋にリアクション用のアイコンを置いてフィードバックを行います。
オンライン会議では、相手の反応が分からずコミュニケーションの取りづらさや、気まずさを感じることがあります。 このように目に見える形でフィードバックをすることで、メンバー同士のコミュニケーションのきっかけが生まれ、会議を活性化させることができます。
Step3.付箋を動かしながらまとめる
最後に付箋を動かしながらチームで議論してまとめます。 チームで話し合いながら付箋を動かしてまとめることで、議論が空中分解してしまうことを避けられます。
また、1度のミーティングを1つのフレームにまとめることで、ボードに議事録として複数のフレームが残っていきます。会議後改めてテキストにまとめる作業は不要です。もう一度議論したい、内容を見返したいという時も簡単に過去の議論の軌跡を振り返ることができます。 このようにオンラインホワイトボードを活用することで、テレワーク下でもチームにとって有意義な会議を行うことができます。 今回は、マネージャーや会議の主催者として心がけたい、会議の運営方法についてご紹介しました。チームの関係の質を高めることを意識して、日々行っている会議を工夫していただければと思います。

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