Zoomアプリを使ったミーティングスペースの作り方
ミーティングのスケジュールを作成する。
1.Zoomアプリを起動し、ホーム画面の「スケジュール」をクリックする
2.スケジュール作成画面が開くので、「トピック」にミーティングのタイトルを入力して、「開始日時」と「接続時間」を設定する
3.作成されたスケジュールの確認画面が表示されるので確認した後に「×」をクリックして閉じる
スケジュールしたミーティングに招待する。
1.Zoomアプリ画面上部の「ミーティング」をクリックし、参加者を招待するスケジュールを選択して「招待のコピー」をクリックする
2.メールアプリを起動し、本文欄にコピーした招待URLを貼り付ける。ミーティングの開催案内の本文を入力したのち、宛先を指定し、メールの件名を入力して送信をする
開催案内のメール本文については、事前にひな形を用意しておきましょう。変更する場所だけ文面を書き換え利用することで、仕事の効率をあげられます。
スケジュールしたミーティングを開始する。
1.開始時刻になったら、Zoomアプリ上部の「ミーティング」をクリックする
2.表示されているスケジュールから該当するものを選び、「開始」をクリックする
ミーティング設定について
ミーティング待機室
待機室は、第三者が不正にミーティングに参加するのを防ぐ機能です。これを利用すると、ミーティングに接続した参加者は一度待機室に入り、ホストが許可した人だけがミーティングルームへ入室できます。
1.Zoomアプリを起動して右上のアカウントをクリックし、表示されたメニューの中から「自分のプロファイル」を選択する
2.プロフィールページが表示されたら、「設定」→「ミーティング」の順にクリックする
3.「セキュリティ」に表示されている「待機室」を有効にする
以後は、主催するすべてのミーティングで、自動的に待機室が有効になります。
ビデオのON/OFF
参加者全員の入室を確認して、開始時間になってからビデオをONにするのがスマートです。しかしビデオのONとOFFの操作がわからない参加者が多い場合、参加者のビデオは最初からONでもよいでしょう。
音声タイプ
原則的にコンピューター音声でOKです。
チャットと保存
会議の内容によりますが、チャット機能はONにしておいた方がよい場合が多いでしょう。会議中、特定の参加者に個別メッセージを送りたい場合もあります。チャットの自動保存をONにしておくと、会議後にチャットの内容がわからなくなることを防げます。
画面共有
通常の会議であれば、全参加者が画面共有できたほうがいいです。研修やセミナーの場合はホストのみが使えるよう設定しましょう。
共有設定はミーティング開始後、画面共有ボタン付近にある矢印アイコンから行えます。デフォルトは全参加者共有可能になっているはずなので、通常の会議であれば操作不要です。
注釈とホワイトボード
双方向性が大切な会議の場合は、参加者も使えるようにしておきましょう。ホワイトボード機能は画面共有ボタンから設定できます。
書き込んだ注釈が会議終了とともに消えてしまうことがあるため、自動保存はONにしておきましょう。
Zoomミーティング活用術
ファイル転送機能
Zoomでは、ミーティングやウェビナーの開催中、使用した資料を参加者に転送できます。具体的にはチャット欄を使って資料のやりとりができ、大体の形式のファイルは送れます。
送る対象、送る拡張式の制限もつけられるため、使いこなせるようになるとZoom自体の活用の幅が広がる機能といえそうです。
ブレイクアウトルーム
大人数で会議をしている途中、複数のグループにわかれて個別のテーマについて検討したくなることがあります。そんな場合は、ブレイクアウトルーム機能が役立つでしょう。
メインセッションの中に最大で50のブレイクアウトルームを作成でき、わざわざ新しく複数のルームを立ち上げることなく、個別にわかれてミーティングを行えます。ブレイクアウトルームからまたメインセッションに戻るのも簡単なので、とくに大人数でのミーティング時にはぜひ試してみてください。
Chrome拡張機能でGoogleカレンダーからZoomミーティングを自動設定
普段Googleカレンダーをよく使うならぜひ入れたいスケジュール連携機能。具体的には、Zoomのマイページではなく、Googleカレンダーのなかでミーティングをスケジュールできます。
やり方はGoogleカレンダーで新規のミーティング予定を作成し、「Make it a Zoom Meeting」をクリックするだけ。Googleカレンダー上で自動的にZoomの新規ミーティングを作成できるため、とても便利です。
