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【例文アリ】わかりやすい議事録のまとめ方&効率化ツール2選

会議HACK!

議事録メモをまとめるコツ

会議中にとったメモをもとに議事録を作成する場合、メモを上手にまとめるための一番目のコツは、的確にメモをとることになります。速記ではなくメモなので、時系列に発言をすべて記録するのではなく要点をおさえてメモをとる必要があります。 そのためには、耳に入ってくる情報を整理するためにシンプルな5W1H WHO:誰が WHEN:いつ WHERE:どこで WHAT:なにを WHY:なぜ HOW:どのように を意識してメモをとるとよいでしょう。とくに会議中の発言には主語が抜けていることが多いので、誰の発言なのか会議中にメモとして記録しておきましょう。 会議の録音データを後から聞き返しても誰の発言かわからないことがあるので、その場で記録しておけば間違いがありません。 下記でご紹介している「議事録基本の6つ」も、まとめる際に役立ちます。ぜひ参考にしてみてくださいね。
フレームワークを取り入れたメモ取りもおすすめ
会議中に取ったメモを元に議事録作成するときには、フレームワークを活用するとよいでしょう。フレームワークでは ・空・雨・傘 ・ピラミッドストラクチャー ・ロジックツリー ・FOCEP ・CREC あたりがおすすめです。 会議の議題に応じて、どのフレームワークを使うかを的確に判断することが大切です。報告がメインの会議では「空・雨・傘」や「CREC」などの結論や理由、評価をメインとしたフレームワークで十分でしょう。戦略的な立案をする会議では「ピラミッドストラクチャー」「ロジックツリー」「FOCEP」などが便利です。

まとめ方の例

ここからは「Webサイトの基本デザインを決めるクライアントとの打合せ議事録」の例をもとに、文章のまとめ方のポイントを解説してみます。
――― 会議名:○○ブランドのWebサイトの基本デザインについて 日時:2022年2月1日 13:00~15:00 場所:本社A会議室 参加者: K社 営業第2部部長 青山様 ブランドマネージャー 田中様 広告宣伝部主任 山本様 弊社 営業3課課長 木本 営業3課 村山 開発部 ウエブデザイナー 大城 ※欠席者:営業統括部長 毛利(インフルエンザのため) 議題:○○ブランドのWebサイトの基本デザインについて ■決定事項 弊社がトップページのデザインサンプルを2月20日までに3つ作成する。 K社様は3つのデザインサンプルから2月中に1つを選択する。 デザインの基本路線は、ブランドイメージを反映させたポップで楽しい雰囲気をひと目で感じられるものであること。 ■議論内容 これまでにないブランドイメージを打ち出したいのだが、どのようなWebデザインがよいのか悩んでいる。(青山様) デザインの方向性を決めるためには、新ブランドが想定しているペルソナを提示してもらいたい。(弊社木本) ペルソナは、30代の都内住み独身で仕事をしている情報感度の高い女性(田中様) クール系でいくか、ポップ系でいくか一長一短がある。(弊社大城) ■懸案事項 トップページのデザインサンプルは弊社大城からメールにて青山様、田中様、山本様へ提出する。 次回打合せは2022年2月25日15:00~17:00に同会場にて実施する。 ―――
この会議の場合は議論ではなく、クライアント側の要望を聞いて提案内容と期限を決めることが目的。決定事項は簡単明瞭にまとめやすいでしょう。 議論内容についても双方からの意見の表明があったに留まり、記録として発言を記載しておけば十分です。誰がどのような意見を述べたか明確になるよう、意見ごとに参加者名を記載しておくとわかりやすいでしょう。 細かいところでは、欠席者を議事録に記載しておくことがポイント。議事録共有時に、誰にどこまで補足事項を伝えるべきか把握しやすくなります。また次回の会議の日程を最後に記載しておくことも大切です。

議事録をまとめる際に使えるツール2選

議事録を作成するときに、エクセルやワードだけではなくツールをうまく利用すると効率的に作業を進められます。PCやスマホで使えるツールを2つご紹介。
Dropbox Paper
テキストをベースにアイデア出しや意見交換を行うことを前提として、生産性を高めていくためのツールがDropbox Paperです。主要なドキュメントにはテンプレートが用意されているため、リアルタイム編集を組み合わせることで、短時間で生産的な会議を開くことが可能になります。 もちろん議事録の生成機能も強力で、参加者全員が会議中にとったメモから議事録が自動的に生成されるため、特定の誰かを書記役にする必要がありません。要約が苦手な人には非常に便利なツールです。 >Dropbox Paper公式サイト
Texter
TexterはiOSアプリの中でも音声認識精度が高い、議事録作成アプリです。音声入力だけではなく画像のテキスト化機能もあるので、配布された紙の文章をスキャンせずに議事録に取り込むことが可能です。 基本は無料で利用できますが、プレミアム版にアップグレードすると、長時間の文字起こしなどの機能を段階的に追加できます。 要約能力はあるけれど会議中のメモ取りが苦手な人にとっては、とても使えるアプリと言えます。 >Texter公式サイト

ツールも活用しながら、少しずつ要約スキルを磨こう

わかりやすい議事録作成のためには、会議中のメモのとり方やメモのまとめ方を工夫するほかに、PCやスマホで使えるツールをうまく取り入れることがポイントになるでしょう。 議事録作成は、文章要約スキルを身につけるのにとても役立ちます。ぜひ「読みやすいまとめ方」を意識して、メモ取りなどを工夫していきましょう。

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