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社員の働き方を把握して業務改善のPDCAを高速回転へ

楽しみワークス

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社員の働き方を把握してPDCAを高速に

はじめに〜業務改善は、社員に歓迎されていますか?〜

本記事では、業務改善を進めるために社員の労働実態や意識を把握する方法を紹介しています。

業務改善は、100社あれば100通りの方法があるといわれます。社内風土や企業理念は会社によって異なりますし、そもそも働いている人の個性にもどれひとつとして同じものはないからです。

しかし、現場の実情や社員の考え方を正確に把握することは、そう簡単ではありません。

「業務改善を進めているが、社内からの反応が薄い」と感じている企業関係者の方は、ぜひ参考にしてください。

モバイル機器などで業務実態を正確に把握

クラウド管理で業務実態を正確かつ簡単に把握

現在はさまざまなベンダーから、ビジネス系支援システムや勤怠管理システムが提供されています。クラウドやオンライン上で管理するシステムなら、時間や場所に関わらず、出退勤の時間など、業務実態を把握できます。

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タイムカード代わりになる出退勤管理ツールには無料で利用できるものもあります。ただ、無料も場合は、使用できる人数や機能、データの容量・保存期間などに制限が課せられることがほとんどです。特に勤怠データは働き方改革のPDCAを回す際に役立つので、有料タイプのシステムを導入することがおすすめです。

SFA(営業支援システム)には、社員の現在地や業務フェーズのどの段階にいるかなどの情報もリアルタイムで取得できるものがあります。個人の裁量による営業活動に課題を感じている場合は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

導入時は社員に目的を説明し、理解を求めよう

クラウドやオンライン上で勤怠管理を行うことに、一部の社員が反発するかもしれません。また、トップダウンで導入したとしても、「判で押したようなデータばかりが上がってくる」という事態になるかもしれません。というのも、例えば、長らく自己申告による勤怠管理を許されていた社員などが、「自分を信用してくれないのか」と不満を抱くケースがあるからです。

そのような社員は、そもそも導入の目的を勘違いしている可能性があります。社員の行動監視ではなく、働き方改革を進めるためであるとの目的をしっかりと説明し、理解を求めましょう。

クラウド系の勤怠管理システムなら外回り中心の社員の実態把握も簡単その後のデータ活用も考慮すると、システムは機能が豊富な有料タイプがおすすめ導入時は社員に対し「行動監視が目的ではない」ことへの理解を求める

働き方の実態把握にアンケートやヒアリングを実施する

個人的な考えや思いの把握に最適なアンケート

アナログな手法ですが、アンケートやヒアリングも実態把握には効果的です。特に、出退勤の時間や休暇の取得数など、数字だけでは表すことのできない「個人的な考えや思い」を把握できるという面では、デジタルよりアナログに分があります。

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