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業務改善で見直すポイントとは?非効率な習慣を洗い出せ!

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業務改善で見直すべきこととは

はじめに 〜非効率的な習慣を一新するには〜

本記事では店舗や支店など、複数の業務拠点における従来の習慣を見直し、マネジメントの視点から業務の効率化や平準化、再分担化を進める方法を紹介しています。

長年営業を続けていたり、多店舗展開している場合は、それぞれの場所で独自の業務文化が根付き、効率化や平準化、再分担化が浸透しづらい傾向にあります。しかし、時代に即した変革を欠かすことはできません。従業員の理解を得て、非効率な習慣を見直して業務の改善を促進していきましょう。

業務改善には、店舗運営に新しい時間概念を取り入れる

スケジュールの管理は重要になってくる

営業時間の見直しや予約制の導入で、無駄な人件費や労働時間を削減しましょう。

営業時間や営業形態を変更する前には、顧客のニーズや時間帯による稼働人数を分析することが重要です。時間や形態の変更が難しければ、要員計画を見直してみましょう。来店人数や忙しさに対し、必要以上の人手がある場合は、一日の人員を削減するのも手段の1つです。

なお、営業時間や営業形態を変えるときは、顧客を困惑させないためにも、チラシやDM、メールなどで丁寧に周知することが大切です。

業務の効率化には、拡大業務に専念する従業員をおく

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雑務に費やす時間と労力を削減することができれば、重要な仕事に集中しやすくなります。専門性の高い職種が、重要な業務に集中できる環境づくりを進めましょう。業務拡大、顧客との信頼関係強化など、専念できる人材を配置する方法があります。

1. アルバイトやパート、アウトソーシング(外注)

単純作業や専門性の低い業務だけを担う人材を、アルバイトやパート、アウトソーシングなどで採用します。「アルバイトやパートのスキルアップ方法とは?マニュアルとメンター制」の原稿が参考になります。

2. 本部への集中化

事務業務全般を本部で行うことで、各営業所の省力化を図ります。現場の従業員の負担が軽減されるだけでなく、業務のデータを本部が扱うことで、各営業所の現状把握や助言もしやすくなることも期待されます。

専門性の低い業務は多能工化を進めてコストを削減

ひとりがいくつものスキルを持つことがこれからの字だは必要。

基本的かつ特別なスキルを要さない業務は、誰もが行えるようにするのが大事です。

専門職の多い会社であれば、部門ごとに業務量や労働時間に激しい差が見られます。専門性の低い業務は部門にとらわれず、業務を平準化してみましょう。

1. スキルをチェックリスト化

職種やポストに関係なく、すべての従業員に必要な技能を明確にしたチェックリストを作成します。月に一度ほど自己チェック日を設け、該当する知識や技術を習得できているかを従業員に振り返ってもらいます。後ほどチェックリストを上長に提出。上長は自身の評価と擦り合わせながら、従業員が実際に達成できているかどうかを確認します。

2. フリーアドレスデスクを導入

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