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仕事が遅い人の特徴や改善法

日刊ホントの話

ビジネスパーソンの悩みの一つに、“仕事の速度”があります。自分だけでなく、上司や同僚、仕事仲間や取引先の方など、ついつい「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」で分けて捉えていることはありませんか?


 「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」、その違いはどこにあるのでしょうか。そして自分はどちらなのでしょうか。今回は、仕事が遅い人の特徴を3点に絞り、改善法とともにみていきたいと思います。

●仕事が遅い人の特徴1)先送りグセ

<「先送りグセ」の特徴>
・期限がわかっていてもつい先送りしてしまう
・仕事にとりかかるまでに時間がかかる
・「いつかやるつもり」の先送り案件を常に抱えている
・特に苦手なことや嫌な仕事から目を背けて放置しがち
・先送りしたために仕事そのもの時間が足りなくなる

 以上のような「先送りグセ」のある人は、無意味な時間を浪費したあげくに焦ってやっつけ仕事をしてしまい、結果として満足のいく成果物が期限内に間に合わずに後悔のループに陥り、また仕事が遅くなるといった傾向があります。

 「先送りグセ」の改善法は、逆説的かつ極論ともいえますが、「とにかくやり始める」しかありません。とはいえ、「なにから始めればよいかわからない」という人は、以下を参考にしてください。

●仕事が遅い人の特徴2)整理下手

<「整理下手」の特徴>
・物理的にデスクや作業スペースが散らかっている
・仕事の種類を分類できず頭の中が混乱している
・全体的な見通しや具体的な段取りが立てられない
・仕事内容を「作業系」と「考える系」に分割できていない
・業務や作業のルーティン化や省略ができていない

 以上のような「整理下手」な人の改善法として、まずは「必要なモノと不要なモノを明確に分ける」という意識で、仕事の整理をしてほしいと思います。そのための手段として、物理的にデスクや作業スペースを整理し、「“この仕事”に不要なモノが目に入らないようにする」なども効果的です。

 不要なモノがなくなれば、ムダなモノにかける時間が減り、結果として仕事が速くなります。特徴1)で挙げた「なにから始めればよいかわからない」人も、まずは物心両面の整理から始めてみることをオススメします。

 そのうえで、仕事内容を「作業系」と「考える系」に分割し、「作業系」をできるかぎり省略化やルーティン化することを試みてください。

●仕事が遅い人の特徴3)アウトプット不足

<「アウトプット不足」の特徴>
・“この仕事”で求められていることが理解できていない
・仕事の優先順位が決められない
・適切な報告・連絡・相談ができない
・独りよがりの完璧主義者に陥っている
・成果物の第一アウトプットが遅い

 以上のように「アウトプット不足」な人の改善法として、まずは“この仕事”で“なにが自分に求められているか”を考えてほしいと思います。“この仕事”で求められている“なにか”がわかれば、それに応じて優先順位を決めることができます。あとは機械的に優先順位の高い順に整理し、さらに作業レベルまで分割して、まずはやり始めてください。そして、成果物の第一アウトプットをできるだけ速く提出できるように、具体的に行動してみてください。

 なお、作業における時間配分のコツは、“8割を半分の時間で、残りの2割を半分の時間で行う”イメージです。成果物のクオリティを高めるためには仕上げが大切になってきますが、仕事が遅い人ほど最初に独りよがりの完成形をめざし、結果として時間不足となる傾向があります。

 また、自分が求められている“なにか”がわからないときや優先順位が決められないとき、さらには作業中に不安になったときなどを含め、仕事を一緒にしている人にこまめかつ適切に報告・連絡・相談するといった、“日頃からのアウトプット”も心がけてみてください。独りよがりの完璧主義者に陥らないためにも、特徴2)で挙げた「全体的な見通しや具体的な段取りが立てられない」ときなどにも有効です。

●“脱・仕事が遅い人”のための3ステップ

 ところで、ひとくちに“仕事”といっても、仕事は多種多様で多岐にわたるため、一概に適切な速さは語れないともいえます。例えば、待つことや熟成させることが必要な仕事もあり、“速かろう・悪かろう”では仕事とはいえません。ただし、「速くて質が良い成果物であればあるほどよい仕事」であることも一般的な事実です。

 完成度の高い多くの仕事を成し遂げながらも遅筆で仕事が遅いと有名だった井上ひさしですが、傑作喜劇の『國語元年』では、なかなか仕事の成果物を提出しない主人公に対して女中頭の秋山加津に「不備を指摘されたら、またやり直しあそばす。そういったことを何回も積み重ねる。それがすなわち“仕事をする”ということなのでございますよ」と述べさせています。

 “脱・仕事が遅い人”のための、最初の3ステップとして、1)先送りせずに“やり始めてみる”、2)途中で分からなくなったら“整理・分割”して作業に落とし込む、そして“3)“早めのアウトプット”に挑戦してみる――。その過程で、やり直しを求められフィードバックを重ねることによって、仕事が“速く・良く”なっていくことが期待されます。

<参考文献>
・『仕事が「速い人」の習慣』(『THE21』編集部編、PHP研究所)
・『國語元年(新版)』(井上ひさし著、新潮文庫)

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