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仮想オフィスが意外にいい! 着席が見えて、軽く声かけ…… 充実のテレワーク(高井信洋)

J-CAST会社ウォッチ

「テレワークはいいんだけど、気軽に話しかけにくいのはイヤ」――。

これにうなずく方は多いのではないでしょうか。私もその一人です。最近のデスクワーク中心の会社では、ビジネスチャットの利用が増えてきているものの、「声がかけにくい」問題は解決されてはいません。

きっと気軽に雑談する感覚は「しょうがない」と我慢しないといけないだろう……。そう思っていたときに、遭遇したのが「仮想オフィス・バーチャルオフィス ツール」です。しかも、なかなか使い勝手が良いのです。ということで、今回は仮想オフィス、バーチャルオフィスのツールについて、お伝えします。

仮想オフィスでなにができるのか?

さっそくですが、仮想オフィスでなにができるのでしょうか。

・写真やアバターで、空間にいることがわかる「着席が見える」
・チャット、ビデオチャット、音声チャット、内緒の話、会議室で会話ができる。
・資料が共有できる。

仮想オフィスの利用機能そのものは、他で代替できるものが多いですが、声がかけやすいかどうか、ここに大きな違いがあると利用してみてはじめて気がつくことがあります。

◆ 「着席が見える」は意外と大事

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仮想オフィスには、自席や会議室があるタイプ、ノックしてから声をかけるなど、実際のオフィスを再現したツールから顔出しのツールまで、さまざまあります。共通しているのは、「今そこにいることが見える」ことです。

使ってみてこれが意外と大事なことなんだと気が付かされました。リモートだからしょうがないといえばしょうがないですが、それが何度も繰り返されれば、誰だっていい気分はしないものです。

チャットやSkypeでも、会社によっては「着席、離席をマークしましょう」という運用でカバーしている会社もあります。でも、運用を徹底しないと「あ、すみません、切り替えるの忘れていました。」となるわけです。

ツールの中には一定時間ごとのパソコンカメラで着席状況を撮影し小さく公開するものもあります。これで取り忘れなくお互いの状況が見えるということになります。

仮想オフィスでは、アバターにしろ、顔写真にしろ、誰と誰が今やりとりしているのか、話しているのか、着席しているのかを見ることができます。打合せをしていて、〇〇さんにも声をかけよう!ということもできます。

いわば、「なりゆきのコミュニケーション」もできるのです。こうしたことの連続でその場にいることがラクになり、だから自然とその場に集まることになります。

毎日の挨拶、軽い声掛け、意外とこれも大事だった

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