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マンガを読むだけで仕事の効率が上がる! 複雑な計算が一度にできるエクセル。何ができてどう役立つの?/マンガでわかる Excel ①

ダ・ヴィンチNEWS

エクセルが苦手なマンガ家・あきばさやかさんが、効率化の鬼・羽毛田先生から7日間の指導を受けるコミックエッセイ。エクセルは複雑な計算が一度にすぐできる、超高性能な計算機。その機能を生かして何ができて、仕事にどのように役立つのだろう?

「先輩が作った関数を破壊した」あなたももう困らない! コミックエッセイでわかるExcel時短術

DAY 1 Excelって何ですか?

最大のメリットは値の連動

Excelは、「ありとあらゆる計算を自動で行ってくれる」便利なツール。
特に値が連動する機能は、Wordにはない大きな特長です。

Excelは、「高性能な計算機」と言っても差し支えありません。

セルに「計算に使う値」を入力し、別のセルに「計算式」を入力しておけば、自動で計算し、結果を表示してくれます。

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「計算に使う値」を変更すると計算式にも即連動し、自動で再計算してくれます。複雑な計算でも、ミスなく結果を導き出せます。

※本書のサンプルファイル、画面例に登場する企業名・商品名は架空のものです。実在の企業とは関係ありません。

Excelは仕事の強い味方

Excelは、計算をするだけのツールではありません。
さまざまなシーンにおける「こういうデータが欲しい」に応えることができます。

Excelなら見やすい表を作ったり、その表からグラフを作成したりすることも簡単です。「○○に加えて取引先別の売上が見たい」「やっぱり商品別の売上が見たい」といった突然の要望にも、すぐ応えられます。

また「当期の売上見込みは、前期と比べてどのくらい増減しているか?」「経費をどのくらい抑えると、営業利益をいくら確保できるか?」といった複雑な分析も、Excelの基本操作さえできていれば、難しくありません。

ADVICE
専用の分析ソフトの機能に引けを取らない計算ができてしまうのが、Excelの強み。例えば、商品や取引先などの資金的な重要度を分析する「ABC分析」も簡単にできます。

立場によって必要なデータは違う

伝えたい情報を視覚的に見せられるのが、表やグラフのいいところ。同じデータでも、相手によって見せ方を変える心くばりが大切です。

数字や実績がただ羅列されているだけの明細データでは、言いたいことがなかなか相手に伝わりません。会議やプレゼンテーションなど、何かを説明・説得する場面で役立つのが、表やグラフです。このとき「相手がどんな立場で、どんなデータを欲しているのか?」を考えて作成することがポイントです。

例えば、経営者など上の立場になるほど必要なのが、営業利益や総利益率など集計済みのデータ。逆に現場の上司なら、取引先別の売上高や商品ごとの利益率など、もう少し詳細なデータを必要とされることが多いでしょう。

会議に効く表やグラフ

Excelでは、見やすい表やグラフをすばやく作成できます。
作り方のコツを押さえると、簡単に場面に応じたものが作成できるようになります。

Excelでは、見栄えのする表はもちろん、複数のデータ系列で構成された複雑なグラフも、簡単な操作で作成できます。

「DAY 5」(P.163〜)では、見やすい表を作るためのテクニックから、用途別のおすすめグラフまで紹介。場面に応じて適切なものができるように、表やグラフの種類と作り方を学んでいきましょう。

見やすい表の作り方にはコツがある Excelを使った資料でおなじみの棒グラフ。「量を比較する」ときに使う よく見かける円グラフ。「割合を見る」ときに使う

<第2回に続く>

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